Журнал успішності (журнал оцінок)

Підготувати до друку додаток до диплома стало ще простіше: сервіс WebPPP© розширюється новим функціоналом - Журналом успішності студентів.

Тепер не потрібно вносити оцінки вручну. Для заповнення таблиці успішності реалізована функція імпорту оцінок з Журналу. Імпорт оцінок працює для додатків, академічних довідок, свідоцтв для іноземців, свідоцтв про підвищення кваліфікації.

Для того, щоб підготувати до друку додаток (як приклад), потрібно виконати три прості дії:

1. Імпортувати в додаток XML з ЄДЕБО для дипломів (внести в додаток дані про випускника).
2. Застосувати шаблон (доповнити додаток інформацією про спеціальність та заклад освіти).
3. Імпортувати в додаток оцінки.

Створіть журнал самостійно в Excel за прикладом, що подається нижче, або використовуйте свій електронний журнал (у вигляді спеціального ПЗ, Word чи Excel) та збережіть оцінки з нього в CSV-файл, а потім імпортуйте цей файл в додаток на WebPPP.

Приклад CSV-файлу для імпорту оцінок в додаток

Важливо: стовпці CSV-файлу обов'язково повинні бути названі так, як в прикладі.

Завантажте цей приклад собі на комп'ютер, відкрийте його в текстовому редакторі або Excel та зробіть свій CSV-файл аналогічний по структурі, що в нашому прикладі (значення, розділені символами табуляції).

Обов'язковість стовпців CSV-файлу та їх назви:

• PERSON_EDUCATION_ID - ідентифікатор студента в ЄДЕБО - обов'язкове;
• PARTITION - назва розділу в таблиці з оцінками додатка;
• SUBJECT_NAME - назва дисципліни;
• CREDITS_ECTS - кредити ЄКТС;
• HOURS - години;
• MARKS - бали;
• NATIONAL_GRADE - оцінка за національною шкалою;
• ECTS_GRADE - рейтинг ЄКТС.

Також ви можете скористатись нашим Журналом групи.

Наразі Журнал реалізований на платформі Google Sheets (гугл-таблиці). Для користування ним вам потрібно мати обліковий запис Google (поштову скриньку Gmail). В журналі реалізований автоматичний розрахунок рейтингу ЄКТС та оцінок за національною шкалою відповідно до схеми оцінювання; підсумкові оцінки для додатка розраховуються за потреби в ручному режимі.

З цього допису ви дізнаєтесь:

• Про переваги у використанні Журналу
• Як почати працювати з Журналом
• Як створити власний Журнал
• Як заповнити таблицю "Схема оцінювання"
• Як заповнити таблицю "Дисципліни
• Як заповнити таблицю "Студенти"
• Як внести оцінки в Журнал і коли це потрібно робити
• Як підготувати оцінки для імпорту у WebPPP
• Як імпортувати оцінки в додаток
• Як ще використовувати Журнал

____________________________________________

Наш телеграм-канал: https://t.me/webppp

Переваги

1. Простота у використанні. Якщо ви працювали з Excel, то вам не доведеться перевчатись для роботи з гугл-таблицями. Ці два продукти дуже схожі між собою.
2. Працювати з Журналом можна як on-line (з будь-якого місця, де є інтернет), так і off-line (з власного комп'ютера без доступу до інтернету).
3. On-line використання Журналу дозволяє працювати з ним одночасно декільком користувачам. Перелік користувачів та дозволи для них встановлюєте ви самі.
4. Історія внесених в Журнал змін ведеться автоматично. За необхідності, ви завжди зможете переглянути історію та відновити будь-яку з версій журналу.
5. Самостійно або з нашою допомогою ви можете створювати будь-які звіти на основі цього Журналу та публікувати їх в інтернеті.

Як почати працювати з Журналом

Почати працювати з Журналом можна будь-коли. Для цього потрібно:

• Відкрити шаблон нашого Журналу та зробити його копію (створити власний Журнал).
• Заповнити довідники (три таблиці: "Схема оцінювання", "Дисципліни", "Студенти").
• Внести оцінки (заповнити таблицю "Оцінки").

Таблицю "Студенти" ми радимо заповнювати з початку навчального року, а таблицю успішності "Оцінки" - одразу після отримання студентом відповідних оцінок.

Окрім перелічених таблиць Журнал має таблицю з підсумковою інформацією "Для додатка" та може містити декілька інших підсумкових таблиць - ваших власних, які потрібні для організації навчального процесу в закладі освіти.

1. Створюємо власний Журнал
Відкрийте шаблон Журналу (він знаходиться ось за цим посиланням) та зробіть його копію.

Переназвіть файл та вкажіть папку для його зберігання.

Зверніть увагу: ваш Журнал буде зберігатись на серверах Google. Папка, що ви вкажете - це папка вашого гугл-диска (хмарне сховище Google). Для того, щоб мати можливість працювати з Журналом офлайн, увімкніть цей режим у своїх гугл-таблицях.


2. Заповніть таблицю "Схема оцінювання"
Ця таблиця буде використовуватись для автоматичного розрахунку оцінки за національною шкалою та рейтингу ЄКТС.

Перевірте значення в стовпцях "Мін. бал" та "Макс. бал" та, за потреби, виправте значення в них. Не видаляйте та не виправляйте значення в інших полях.


3. Заповніть таблицю "Дисципліни"

Ця таблиця містить перелік дисциплін та відповідні їм кредити ЄКТС. Якщо для однієї дисципліни може бути декілька різних значень кредитів - продублюйте дисципліну, для кожного дубля вкажіть свої значення кредитів.
Окрім кредитів таблиця також може містити значення годин.


4. Заповніть таблицю "Студенти"

Важливо: стовпець "ID студента в ЄДЕБО" - це ідентифікатор, по якому будуть співставлятись оцінки Журнала з інформацією про студента в додатку!
Обов'язково заповніть це поле достовірною інформацією. Що таке "ID студента в ЄДЕБО" і де його взяти - знає ваш оператор ЄДЕБО.

Стовпці "Факультет" та "Група" - не обов'язкові, у вас їх може не бути.


5. Заповніть таблицю "Оцінки"
Важливо: приступайте до внесення оцінок після заповнення трьох таблиць довідникової інформації ("Схема оцінювання", "Дисципліни", "Студенти"). Таблиця з оцінками використовує значення з довідникових таблиць.

Заповнення таблиці "Оцінки" починайте з першого стовпця (в цьому прикладі - Факультет). Для полегшення введення організована автоматична підстановка значень із таблиці "Студенти".

Значення для автопідстановки в наступних стовпцях будуть враховувати значення, введені в попередніх стовпцях. Так, для факультету "Гуманітарно-економічний факультет" (див. малюнки з прикладом) назва групи ГЕФ-01 підставиться автоматично, оскільки ця група єдина на факультеті. Те саме стосується і стовпця "ID студента в ЄДЕБО": воно заповниться автоматично після вибору конкретного ПІБ студента з вказаної групи.

Важливо: стовпець "Оцінка для додатка" залиште пустим, якщо оцінка не буде вноситись в додаток, і заповніть значенням "1", якщо оцінка потрібна для додатка.

Стовпець "Назва розділу" - це назва розділу додатка: "Теоретичне навчання / Theoretikal training", "Курсові роботи (проекти) / Academic year papers", "Практики / Practical training", "Атестація / Сertification", тощо. Назви створюєте і вносите в цей стовпець самостійно.

Стовпець "Назва дисципліни" заповнюється автопідстановкою з таблиці "Дисципліни". Якщо одній назві дисципліни відповідає тільки одне значення кредитів ЄКТС - стовпець "Кретити ЄКТС" заповниться автоматично, якщо ні - буде надана можливість вибору з тих кредитів, які відповідають обраній назві дисципліни.

Заповніть стовпець "Бали" та поставте в стовпець "Оцінка диференційована" значення "1", якщо оцінка диференційована. Відповідно до цих значень будуть підраховані значення в стовпцях "Оцінка за національною шкалою" та "Рейтинг ЄКТС".

Підказка:
Якщо значення в стовпцях "Оцінка за національною шкалою" та "Рейтинг ЄКТС" залишились заповненими тільки в першому рядку - виділіть ці дві клітинки та двічі клацніть мишкою на правому нижньому куту. Формули з цих клітинок будуть застосовані до решти заповнених рядків.

6. Підготуйте оцінки до імпорту у WebPPP
Дані для імпорту у WebPPP вже є, їх залишилось тільки зберегти в себе на комп'ютері. Для цього відкрийте таблицю "Для додатка" та завантажте поточний аркуш в форматі *.tsv (файл, аналогічний до *.csv, в якому значення розділяються символами табуляції).

Для інформації: таблиця "Для додатка" містить згруповані дані з таблиці "Оцінки". Дані групуються по чотирьом стовпцям: "ID студента в ЄДЕБО", "Назва розділу", "Назва дисципліни" та "Оцінка диференційована". Тобто, для кожного студента будуть зібрані окремо всі диференційовані та недиференційовані оцінки по кожній дисципліні для кожного розділу. Значення "Кредити ЄКТС" та "Години" для кожної групи - сумуються, значення "Бали" - вираховується середнє. "Оцінка за національною шкалою" та "Рейтинг ЄКТС" - підраховуються у відповідності до таблиці "Схема оцінювання".

Як імпортувати оцінки в додаток

Для активних користувачів WebPPP інструкція з імпорту оцінок дуже проста: імпортуйте оцінки після застосування шаблону.

Для тих, хто вперше знайомиться з WebPPP або рідко ним користується, пропонуємо більш детальну інструкцію.

Оцінки в додаток імпортуються в саму останню чергу. Спочатку потрібно створити замовлення та імпортувати в нього дані з ЄДЕБО для виготовлення дипломів. Потім потрібно застосувати до кожної позиції замовлення відповідний шаблон.  Що таке шаблон і як з ним працювати, як створити замовлення і імпортувати в нього дані з ЄДЕБО - читайте в цьому дописі.

Важливо: якщо ваш шаблон додатка містить таблицю з оцінками, після імпорту залишаться тільки ті оцінки, які були в Журналі. Оцінки з шаблону будуть видалені!

Для імпорту CSV-файлу виберіть в меню "Дії - Імпортувати дані", виберіть створений вами файл *.csv чи *.tsv та натисніть кнопку "Завантажити". Для тих анкет, в яких співпали ідентифікатори студентів CSV-файлу та додатку, оцінки будуть перенесені в додаток.

Як ще використовувати Журнал

Створювати власні звіти з даними на основі оцінок
Наприклад, ми хочемо побачити загальну картину успішності студентів. Для цього ми створимо зведену таблицю, в якій будуть враховані всі оцінки (не тільки ті, що потрібні для додатка), без групування по розділам та незалежно від типу оцінки (диференційована чи ні).
Для цього відкриємо таблицю "Оцінки" та виберемо в меню "Дані - Зведена таблиця".

Відкриється простий та інтуїтивно зрозумілий конструктор зведених таблиць. В ньому треба вибрати ті стовпці з таблиці "Оцінки", які будуть в зведеній таблиці назвами рядків, назвами стовпців та значеннями.

Вибираємо: для назви рядків - "Назва дисципліни", для назви стовпців - "ПІБ", для першого значення - "Кредити ЄКТС" (автоматично пропонується підбити підсумки, як суму кредитів - залишимо так), і добавимо ще одне значення - "Бали" (виправимо для нього функцію SUM на AVERAGE - підрахуємо середнє значення).

Відформатуємо таблицю так, щоб вона була більш компактною. А саме, назви другої та третьої строки розташуємо вертикально ("Формат - Обертання тексту - На 90 градусів угору") та включимо для них перенесення тексту ("Формат - Перенесення тексту - Перенесення").

Все, потрібна таблиця готова. Що ще можна зробити з Журналом?

Опублікувати потрібну таблицю на власному сайті
Щоб зробити таблицю доступною для більшої аудиторії, опублікуйте файл.

Після публікації файлу можна надіслати нову URL-адресу будь-якому користувачеві або вставити його на веб-сайт. Детальна інструкція - ось за цим посиланням.

Зрештою, це все. 
В коментарях до цього допису чекаємо ваші питання, зауваження та пропозиції.

P.S.
Важливо: Google Sheets - це тимчасове рішення для журнала успішності студентів. Ми працюємо над створенням повноцінної веб-версії журнала. Поки що радимо для кожної групи створювати окремий журнал.